Tapahtumanjärjestäjälle
Lämpimästi tervetuloa järjestämään tapahtumasi taide- ja kulttuurikeskus Kalevan Navettaan! Kalevan Navetan tilat toimivat vuokrausperiaatteella, ja tilojen vuokraajat vastaavat itse tilaisuuksiensa suunnittelusta ja toteutuksesta. Olemme koonneet tälle sivulle hyödyllistä tietoa ja ohjeita tapahtumanjärjestäjille. Voit aina myös kysyä meiltä apua ja lisätietoa!
- Varaa tila tapahtumallesi. Huomioi varauksen kestossa valmistelu- ja purkuajat. Lue lisää tiloistamme.
- Lue varaus- ja käyttöehdot huolellisesti.
- Tilaa tarvittavat lisäpalvelut, kuten teknikko ja ravintolapalvelut.
- Suunnittele tapahtuman tuotanto: ohjelma, aikataulut, tekniikka, henkilöstö, lipunmyynti, turvallisuus ja mahdollinen järjestyksenvalvonta.
- Hanki tarvittavat luvat, kuten musiikin käyttölupa. Musiikin käyttölupa tarvitaan kaikkiin yleisötilaisuuksiin. Lue lisää Teoston verkkosivuilta.
- Tee tarvittaessa ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisilaitokselle. Lue lisää poliisin verkkosivuilta.
- Määrittele tapahtuman henkilökunnan vastuut. Vuokraajana olet vastuussa tiloista, laitteista ja kalusteista varauksen ajan.
- Toimita tapahtuman aikataulu tilatuottajalle.
Tapahtumanjärjestäjänä vastaat tapahtuman markkinoinnista ja tiedotuksesta. Seuraavilla keinoilla varmistat näkyvyyden taide- ja kulttuurikeskus Kalevan Navetan kanavissa:
- Etelä-Pohjanmaan tapahtumakalenteri: Lisää tapahtumasi kalenteriin paikkamerkinnällä Taide- ja kulttuurikeskus Kalevan Navetta, niin se näkyy myös Kalevan Navetan verkkosivujen tapahtumakalenterissa. Avaa Etelä-Pohjanmaan tapahtumakalenteri.
- Kausiesitteet ja sosiaalinen media: Toimita tapahtuman markkinointitekstit ja kuvat sähköpostitse jonna.katajamaki@seinajoki.fi, niin voimme hyödyntää niitä kausiesitteissä sekä Kalevan Navetan sosiaalisen median kanavissa. Huomioithan, että olet tapahtumanjärjestäjänä vastuussa kuvien käyttöoikeuksista. Pidätämme oikeuden valita esitteisiin sekä sosiaalisen median kanaviimme nostettavat tapahtumat.
- Ilmoitustaulut: Tuo Kalevan Navetassa järjestettävän tapahtumasi juliste rakennuksen sisääntuloaulassa olevalle ilmoitustaululle.
Huomioithan, että Kalevan Navetan graafista ilmettä käytetään vain talon yleismarkkinoinnissa, talon toimijoiden järjestämissä tapahtumissa sekä erikseen sovittavissa yhteistapahtumissa. Muut tapahtumajärjestäjät käyttävät markkinoinnissaan omaa graafista ilmettään.
Kalevan Navetalla ei ole keskitettyä lipunmyyntikanavaa. Tapahtumanjärjestäjät vastaavat itse lipunmyynnistä ennakkoon sekä ovella ja voivat käyttää haluamaansa lipunmyyntipalvelua. Tapahtuman lipunmyyntipisteen voi sijoittaa pääsisäänkäynnin yhteyteen tai tapahtumatilan ovelle.
- Saavu paikalle varauksesi alkaessa. Olemme sinua vastassa sovittuun aikaan.
- Tutustu tilan turvallisuusohjeisiin
- Varmista hätäuloskäyntien esteettömyys ja sammutuskaluston sijainnit
- Järjestä tapahtumatila valmiiksi tilaisuuttasi varten.
- Järjestä lipunmyyntipiste/lippujen tarkistuspiste. Piste kannattaa sijoittaa ala-aulaan, niin voit samalla ohjata saapuvat ihmiset oikeaan paikkaan.
- Kun yleisö on tullut sisään, sulje tilan ovi tilaisuuden ajaksi.
- Palauta tila, kalusteet ja laitteet alkuperäiseen kuntoon, ellei ole muuta sovittu.
- Tarkista, että osallistujat/kävijät ovat poistuneet tiloista.
- Jätä tila siistiin kuntoon: kerää irtoroskat roskiin ja pyyhi mahdolliset tahrat kalusteista.
- Sammuta laitteet ohjeiden mukaan.
- Sammuta valot ja lukitse ovet lähtiessäsi, ellei ole muuta sovittu.
- Kalevan Navetan ravintolapalveluista ja anniskelusta vastaa yksinoikeudella Oy Onnen Juurella / ravintola Äärellä Kuppi + Kattila.
- Kaikissa tapahtumatiloissamme on anniskeluoikeudet. Ravintola sijaitsee ensimmäisessä kerroksessa ja Hugo-salissa on lisäksi pieni baari, joka on avoinna erillisestä sopimuksesta.
- Tilaa ravintolapalvelut viimeistään 2 viikkoa ennen tilaisuutta
Seinäjoella on käytössä Kaikukortti, jonka avulla taloudellisesti tiukassa tilanteessa olevat voivat hankkia maksuttomia pääsylippuja mm. konsertteihin ja näyttelyihin. Myös Kalevan Navetan tapahtumajärjestäjät voivat halutessaan tarjota Kaikukortin käyttäjille maksuttomia pääsylippuja tapahtumiinsa. Mikäli tapahtumaasi on tarjolla Kaikukortin käyttäjille maksuttomia pääsylippuja, lisää tieto asiasta esim. tapahtuman markkinointimateriaaliin ja tapahtumakalenterin ilmoitukseen. Lue lisää Kaikukortista.
Kalevan Navetta on EU:n Vammaiskorttikohde. Kannustamme tapahtumanjärjestäjiä päästämään avustajat ja tukihenkilöt maksutta sisään konserttiin/tapahtumaan, kun kortissa on A-merkintä. Lue lisää Vammaiskortista.